Documentacion de Funcion IA

145 guias de uso del sistema, agrupadas por modulo. Describen lo que hace cada pantalla, que se necesita antes y que resultado deja.

Gerencia

Crear, editar, bloquear o dar de baja a un usuarioLa ficha separa identidad, correo de acceso, canales de contacto y permisos. Para una salida normal se usa Bloquear; Eliminar se reserva para una ficha creada por error.
Configurar permisos de RequisicionesSepara captura, seguimiento, cambios de estado, edicion, borrado, tipos permitidos, borradores y alcance global.
Configurar permisos de VentasControla acceso, autorizaciones, visibilidad del historial, acciones delicadas y la caja asignada.
Configurar permiso de ClientesEl switch abre el directorio y las fichas de clientes.
Configurar permiso de ProductosProductos ya vive dentro de Inventario. La bandera antigua se conserva para no quitar acceso a usuarios existentes.
Configurar permiso de CotizacionesEl switch permite abrir el modulo para crear, editar, versionar y convertir cotizaciones.
Configurar permiso de FacturacionEl switch permite consultar y preparar documentos fiscales; las acciones fiscales delicadas siguen reservadas a administrador.
Configurar permiso de Historial de AtencionEl switch abre la vista que concentra compras, pagos, saldo y movimientos del cliente.
Configurar permisos de InventarioSepara abrir el modulo de cambiar precios, existencias, conteos y la conexion con Ventas.
Configurar permisos de ContabilidadDistingue consulta total o propia, notas, ajustes, conciliacion, traspasos, gastos de resguardo y arqueos ajenos.
Configurar permisos de MaquilaSepara abrir Maquila de consultar pagos y administrar el catalogo de precios.
Configurar permisos de EntregasControla acceso, confirmacion, excepciones sin cobro, alertas y depuracion historica.
Configurar permisos de DashboardsCada switch abre una vista distinta: Principal o Gerencia.
Configurar cierre de sesion por inactividadDecide si la sesion del empleado se cierra al dejar el equipo sin uso y cuantos minutos espera.
Administrar tecnicas, marcas, procesos, categorias y tipos de requisicionCatalogos mantiene las opciones compartidas que aparecen al capturar productos y requisiciones.
Configurar los datos generales de la empresaDefine identidad, el color de la empresa, dominio de enlaces, IVA, fondo inicial, meta por defecto, autorizacion de notas, resguardo de cortes y tecnicas.
Configurar razones socialesRegistra las identidades que pueden aparecer en documentos, con datos, colores, logotipo y pie de factura (texto e imagen, solo PDF) propios.
Configurar sucursalesCada sucursal tiene un ID interno estable, nombre, datos de contacto y estado activo.
Configurar almacenes y marcar el de lo que ya no se puede venderDe que almacen sale lo que se vende y a cual entra lo que llega. Aqui se marca, UNA sola vez, el almacen donde aterriza la mercancia que el cliente devolvio y que ya no se le puede vender a nadie mas.
Configurar cajasCada caja define ID, nombre, sucursal, tipo de flujo, fondo inicial, clave y visibilidad.
Configurar textos de CotizacionesDefine el texto inicial, condiciones, tiempo, lugar y notas que aparecen por defecto en nuevas cotizaciones.
Configurar Glosario IA y proveedores frecuentesEnsena a la IA el vocabulario del negocio y relaciona proveedores conocidos con la categoria habitual de gasto.
Configurar notificaciones, plantillas y reglasElige el proveedor de WhatsApp, prepara plantillas aprobables y define que evento manda cada aviso, por que canal y a quien.
Configurar la politica de ComisionesDefine si se calcula, sobre cobrado o vendido, tratamiento de IVA, cajas aplicables, esquema, porcentaje o tramos y metas.
Exportar o importar un respaldo de la empresaExportar descarga colecciones seleccionadas en JSON restaurable o Excel para revision. Importar crea o sobrescribe documentos con su ID original.
Leer los numeros de calidad (la mercancia que regreso)De cada 100 piezas vendidas, cuantas regresaron; cuanto de eso fue retrabajo, cuanto acabo en devolucion de dinero, cuantos dias tarda un caso y cuales llevan mas de 90 dias.

Maquila

Iniciar una maquila desde una requisicionConvierte un proceso externo de una requisicion en una orden controlada de maquila.
Cuadrar la cuenta con un maquiladorRevisa en un periodo que se le encargo a un taller, que se le pago, cuanto se le debe y si entrega a tiempo.
Registrar un maquilador y su catalogo de preciosCrea al proveedor externo y conserva sus conceptos de trabajo con precios de referencia.
Registrar una recepcion parcial o completa de maquilaAnota exactamente cuanto material regreso del proveedor y deja pendiente lo que aun falta.
Actualizar el documento y las observaciones de maquilaConserva notas, fotos y materiales de la orden, y agrega evidencias posteriores sin perder contexto.
Registrar un pago a maquiladorDocumenta el pago con monto, metodo, caja o cuenta bancaria y deja actualizado el saldo de la orden.

Facturacion

Importar el historial fiscal (XML del SAT)Sube el ZIP que descargaste del portal del SAT y el sistema guarda cada CFDI: quien lo emitio, a quien, que claves y cuanto. Es la llave de entrada para facturar con tus datos reales.
Aprovechar el historial fiscal: emisores, clientes y claves SATCon los CFDI importados el sistema propone quienes son tus emisores, que clientes ya tienen datos fiscales y a que categoria corresponde cada clave del SAT que has usado. Tu marcas que aplicar.
Configurar emisores, series y ajustes de facturacionEn Configuracion, pestana Facturacion, se dan de alta los RFC que facturan (con su constancia), sus series de folios, el modo de timbrado y los ajustes generales: umbral de autorizacion, uso de CFDI por defecto, factura global y formas de pago.
Timbrar una factura (prefactura, aprobacion y CFDI)Una factura nace como prefactura: desde una o varias ventas o libre (sin venta). Se elige emisor, cliente, PUE o PPD y forma de pago; cada partida lleva su descripcion para la factura, clave SAT, unidad, cantidad, precio, descuento e IVA. Se aprueba, y un administrador la timbra ante el PAC. El XML y el PDF salen de la misma pantalla.
Elegir PUE o PPD y la forma de pagoPUE se usa cuando la factura queda pagada en una sola exhibicion; PPD cuando se cobrara despues o en parcialidades. La eleccion cambia la forma de pago y si despues se necesitan complementos.
Revisar partidas, claves SAT, descuentos e impuestosCada renglon de la prefactura se envia al SAT con su descripcion, clave de producto o servicio, unidad, cantidad, precio sin IVA, descuento y tipo de IVA.
Aprobar, autorizar y timbrar sin confundir los pasosAprobar valida y congela el borrador; autorizar registra la aprobacion de gerencia cuando el total alcanza el umbral; timbrar envia el CFDI al PAC y obtiene UUID.
Recuperar un timbrado cuando el PAC no respondioUna caida de red no confirma si el PAC timbro o no. El sistema conserva XML, serie, folio e identificador y recupera con los mismos datos para evitar duplicados.
Cancelar o sustituir una factura con el motivo correcto del SATPara corregir una factura timbrada, "Sustituir factura" crea la nueva y pide cancelar la original (motivo 01); para cancelar sin reponer, "Cancelar CFDI" muestra los motivos del SAT en palabras. Pedir la cancelacion no es cancelarla: salvo los casos que se resuelven solos (menos de 24 horas, hasta $1,000, egresos, publico en general), el cliente tiene tres dias habiles para aceptar o rechazar y la factura SIGUE VIGENTE. Funcion-IA le pregunta al SAT cada hora y avisa si no procede.
Complementos de pago (REP) de facturas PPDCuando una factura se timbro como PPD (parcialidades o credito), cada pago que llega debe llevar un complemento de pago timbrado a mas tardar el dia 5 del mes siguiente. Los abonos que registra la caja aparecen listos para complementar; los pagos que no pasaron por caja se capturan a mano.
Cuentas de timbrado: credenciales, certificado y saldo de timbresPor defecto toda empresa timbra con la cuenta predeterminada de Funcion-IA: cada CFDI descuenta un timbre de su saldo y no hay que configurar ningun proveedor; el emisor solo sube su certificado de sello (CSD). Usar una cuenta propia del PAC es una excepcion que habilita el administrador de plataforma por empresa; solo entonces aparece la seccion de cuentas de timbrado y sus credenciales (que viajan cifradas y nunca se muestran).
Alojar el certificado CSD del emisorEl emisor necesita su Certificado de Sello Digital para firmar CFDI: archivo .cer, archivo .key y la contrasena de la llave. Se aloja en el PAC despues de guardar la ficha del emisor.
Configurar series y folios sin romper la secuenciaCada emisor separa la numeracion de facturas, complementos y notas de credito. Al primer timbrado la serie queda bloqueada para proteger la secuencia.
Crear una factura libre a publico en generalPublico en general llena el receptor generico y permite crear una factura libre cuando no hay datos fiscales del cliente. No sustituye la revision de metodo, partidas, claves e impuestos.
Consultar PDF, XML, UUID y estado del CFDILa pestana "Facturas" muestra lo creado en Funcion-IA; "Historial fiscal (SAT)" muestra los XML importados del SAT. Ambos ayudan a localizar el comprobante, pero responden preguntas distintas. En las dos, un clic en el renglon abre el detalle.
Emitir una nota de credito sobre una factura timbradaUna nota de credito es un CFDI de egreso que acredita, total o parcialmente, una factura ya timbrada. Nace en borrador desde el detalle de la factura, se puede recortar antes de timbrar, y al timbrarse baja el saldo del cliente SOLO si esa factura se lo habia subido.

Clientes

Datos fiscales del cliente (listo para facturar)Cada cliente tiene un bloque "Datos para facturar": nombre fiscal, RFC, regimen, codigo postal y uso de CFDI, con un semaforo que dice si ya se le puede facturar o que falta.
Registrar un cliente sin duplicarloBusca primero y registra nombre y WhatsApp correctos para conservar una sola cuenta por cliente.
Juntar dos fichas del mismo clienteEl boton Clientes repetidos encuentra los que estan capturados dos veces y los deja en una sola ficha, con sus ventas, sus facturas y su saldo.
Buscar, consultar y editar un clienteEncuentra su ficha con el buscador o el indice por letra, abrela con un toque en la tarjeta y corrige solo los datos necesarios.
Consultar las requisiciones de un clienteAbre desde su ficha los trabajos relacionados para conocer folio, estado y avance.
Consultar y enviar el estado de cuenta de un clienteElige el periodo, revisa el saldo corriente y las notas abiertas, y mandalo en PDF o por WhatsApp desde la ficha del cliente.
Gestionar precios especiales de un clienteAsigna un precio comprobado a un producto para que se aplique solamente a ese cliente.

Ventas

Instalar la app en el celular o en WindowsFuncion-IA se instala como app: icono propio, pantalla completa y sin barra del navegador. En Android y Windows con un boton; en iPhone con Compartir.
Hacer una venta completaCaptura el producto, revisa el total, cobra y entrega el comprobante sin omitir ningun paso.
Vender con IVA o sin IVAUsa la casilla Requiere factura para incluir o no el impuesto antes de cobrar.
Registrar efectivo, tarjeta, transferencia o creditoSepara correctamente como recibiste el dinero y lo que todavia queda por cobrar.
Recibir un abono de una ventaBusca la venta pendiente, registra lo que realmente recibiste y reduce correctamente la deuda.
Cancelar una ventaCierra una venta sin borrarla: conserva el folio, la explicacion y decide que pasa con el dinero cobrado.
El cliente devolvio algo: cual de los cuatro caminos esUna sola puerta para toda devolucion. Cuatro caminos, y cada uno dice que le hace al dinero y a la mercancia ANTES de que elijas.
Sustituir una venta por otraCorrige una venta creando un folio nuevo que hereda los pagos y deja cancelada la original.
Reimprimir o enviar el comprobanteRecupera el ticket desde el historial y envialo por WhatsApp cuando el cliente tenga telefono.
Corregir una venta antes de confirmarlaEdita directamente los renglones del carrito antes de generar el folio y mover dinero.
Entender que cambia al confirmar una ventaConoce como una sola venta afecta caja, cuentas por cobrar, inventario e historial.
Regreso mercancia: reparacion, reposicion o devolucionUn solo caso para la prenda que regreso. Se recibe, entra al taller, y al cerrarlo se dice en que termino cada pieza: se reparo, se repuso, no se pudo o se devolvio.
Abrir la caja del turnoInicia la caja con el fondo fisico que realmente recibes antes de registrar operaciones.
Registrar un gasto o un retiro de cajaDistingue dinero usado por el negocio de efectivo enviado a resguardo, di de que cuenta o de que bolsa sale, y registra su salida correcta.
Hacer el arqueo y el corte de cajaCuenta el efectivo, compara contra lo esperado, explica diferencias y termina el turno.
Guardar y recuperar una venta en borradorConserva temporalmente una venta incompleta y retomala despues sin cobrar ni mover inventario.
Revisar autorizaciones de ventasAnaliza solicitudes pendientes, compara la operacion y aprueba o rechaza con una decision responsable.
Registrar un gasto con la foto del reciboUsa una foto para proponer los datos del egreso, revisalos y guarda solo cuando sean correctos.
Imprimir la etiqueta de entrega de una ventaGenera una etiqueta con folio, cliente, fecha y codigo de barras para identificar el trabajo.

Contabilidad

Mover dinero desde cualquier pantallaEl boton flotante de dinero te lleva directo a donde se registra cada cobro, gasto o autorizacion.
Entender los tres flujos de cajaDiferencia la caja de Mostrador, la del Vendedor de Ruta y la de Gerencia u Oficina.
Poner al dia la caja de ContabilidadAclara el dinero real, documenta la diferencia y comienza una nueva rutina de corte diario.
Leer el Dashboard de Cajas y sus cinco cifrasDistingue ventas, dinero cobrado, egresos, efectivo abierto y deuda sin mezclar conceptos.
Consultar ingresos y egresos por rangoCambia de hoy a semana, mes o fechas manuales usando la misma formula de las cifras superiores.
Consultar el Historial de Ventas en ContabilidadBusca ventas, compara total, cobrado y restante, y exporta el resultado cuando necesites revisarlo.
Revisar Cuentas por CobrarIdentifica quien debe, cuanto queda pendiente y desde que ventas se forma la deuda.
Conciliar cobros bancariosConfirma contra el banco que una transferencia, deposito o cheque realmente entro, incluidas las ventas de contado a publico general pagadas asi.
Registrar y autorizar una nota de ajusteAplica un credito o cargo a la cuenta del cliente sin borrar el movimiento original.
Controlar traspasos y saldos de resguardoConfirma entregas de dinero, registra ingresos externos y controla el efectivo acumulado sin duplicarlo.
Administrar cuentas y movimientos bancariosRegistra cuentas, separa saldo confirmado de transito y documenta movimientos sin venta.
Prestar dinero entre las cuentas del grupo y cobrarlo de vueltaPasa dinero de una cuenta del grupo a otra dejando apuntada la deuda, y la cierra sola al devolverse.
Proponer y autorizar un ajuste de saldoNivela caja abierta, resguardo o banco contra un conteo real mediante dos firmas y sin borrar historia.
Dar seguimiento a metas y comisionesConsulta logrado, meta, avance y comision del periodo sin convertir la pantalla en una autorizacion de pago.
Revisar el Historial de CortesCompara lo esperado contra lo contado y abre el desglose que explica cada cierre de caja.
Cerrar el turno abierto de otra persona sin conteoCierra administrativamente una caja ajena abandonada y deja claro que no hubo conteo fisico.
Configurar proveedores frecuentes para los gastosRelaciona el nombre de un proveedor con su categoria para mejorar la propuesta al leer recibos.

Entregas

Buscar un pedido para entregarEncuentra el pedido por folio o cliente y abre su detalle antes de entregar.
Revisar si el pedido esta listoComprueba produccion, saldo y cantidades antes de entregar al cliente.
Confirmar una entrega pagadaRegistra las cantidades que recibe el cliente cuando el pedido esta listo y sin deuda.
Registrar una entrega parcialEntrega solo las cantidades disponibles y conserva el resto como pendiente.
Cobrar el saldo antes de entregarPasa desde Entregas a Ventas para registrar el abono y desbloquear el pedido.
Pre-autorizar una entrega sin cobrar (o pedir la pre-autorizacion)Permite entregar con deuda solo con pre-autorizacion, motivo y fecha compromiso de pago. Se puede dar antes de que llegue el cliente.
Agregar evidencia de entregaAdjunta foto o notas al confirmar y deja que el sistema intente guardar la ubicacion.
Escanear un ticket para encontrar la entregaUsa la camara para leer el codigo de barras y abrir el pedido correspondiente.
Entender un pedido relacionadoLee como un pedido puede reunir varias ventas o requisiciones del mismo trabajo.
Resolver alertas y candados de entregaAtiende re-entregas y documentos sin relacion valida sin borrar el historial.

Requisiciones

Crear una requisicion correctaElige el tipo de trabajo adecuado, captura las especificaciones y revisa todo antes de guardar.
Crear una requisicion desde una ventaConserva el folio, cliente y productos de la venta para que Produccion trabaje el pedido correcto.
Entender un borrador y vincular su ventaReconoce por que una requisicion quedo como Borrador y agrega la venta correcta antes de producir.
Buscar y filtrar requisicionesEncuentra pedidos por folio, venta, cliente, estado, tipo, sucursal, fecha o responsable.
Leer el detalle de una requisicionRevisa especificaciones, fechas, evidencia, procesos, venta y requisiciones relacionadas en una sola vista.
Configurar y marcar los procesos de ProduccionElige las etapas del trabajo y registra por separado cuando comienza y termina cada una.
Avanzar, pausar y finalizar una requisicionMueve el pedido por sus etapas reales y deja la entrega final al modulo que corresponde.
Crear un aumento con una requisicion relacionadaAgrega trabajo nuevo sin alterar la requisicion original que ya avanzo en Produccion.
Corregir, cancelar o reactivar una requisicionElige la accion correcta sin borrar el historial del pedido.
Imprimir, compartir y exportar requisicionesGenera la orden de Produccion, comparte el rastreo al cliente o descarga un reporte de la lista.

Inventario

Buscar y filtrar articulos del inventarioEncuentra un articulo por almacen, nombre, codigo, SKU, marca o categoria; toca la fila para abrir su ficha.
Crear la ficha de un productoRegistra descripcion, codigo, categoria, costos y precios sin alterar la existencia fisica.
Alta rapida de un articulo nuevo (antes "Inventariar")Crea un articulo provisional y registra cuanto hay en un almacen y ubicacion. Solo para articulos NUEVOS; si el articulo ya existe, usa Entrada o Conteo fisico.
Contar el almacen con una hoja de conteoAbre una hoja por almacen, captura con la camara o tecleando, cierra y el sistema aplica solo lo que cabe en la tolerancia.
Hacer un conteo fisicoCompara lo que existe en el sistema con lo que realmente encuentras en un almacen.
Revisar diferencias de conteoAprueba o rechaza, una por una o todas juntas, las diferencias que no cupieron en la tolerancia; revisa tambien articulos provisionales.
Atender alertas de stock bajoDetecta articulos debajo de su minimo y genera una solicitud de abastecimiento en PDF.
Generar variantes de talla, color, manga y telaConvierte un producto base en combinaciones controladas de talla, color, manga y tela.
Consultar Kardex y reportes de inventarioRevisa por que cambio una existencia y consulta totales por categoria o almacen.
Que descuenta una venta y como vender sin existenciaLo que se vende por pieza descuenta solo; lona, vinil y lo transformable no. Cada articulo puede forzar Siempre o Nunca. Lo nunca contado se vende sin descontar y queda en "Vendidos sin contar".
Registrar una entrada de mercancia (compra, devolucion, produccion)Cuando llega mercancia de un articulo que ya existe, se registra con Entrada: cuanto llego, a que almacen, por que y a que costo. Sin sumar de cabeza ni esperar aprobacion.
Registrar una salida (merma, consumo interno, muestra)Lo que sale del almacen sin venderse se registra con Salida y su motivo, para que la existencia y el Kardex digan la verdad.
Importar y exportar el catalogoUsa Excel para revisar o actualizar datos de productos sin alterar existencias por accidente.
Configurar precio base, por sucursal y por volumenDefine el precio general, sus diferencias por sucursal y las escalas por cantidad de cada producto.
Crear una promocion de precioDeja un producto a otro precio ciertos dias u horas, para todos o para un grupo de clientes.
Gestionar listas y precios especialesCrea listas reutilizables y excepciones autorizadas para un cliente y producto especificos.
Ver la existencia en todos los almacenes y las etiquetasConsulta la existencia de un articulo en todos los almacenes a la vez y genera etiquetas para identificar fisicamente los productos.
Traspasar mercancia entre almacenesManda mercancia de un almacen a otro, separa lo que esta en camino, recibe la cantidad real y permite regresar un envio pendiente.
Surtir una venta desde otro almacenCon permiso, el mostrador puede descontar una pieza del almacen que realmente la tiene y dejar escrito de donde salio.
Agrupar variantes o fusionar productos duplicadosOrdena presentaciones relacionadas o une dos registros repetidos en uno solo, con vista previa antes de confirmar.
Configurar perfiles e imprimir etiquetas de inventarioGuarda el tamano y contenido de cada rollo, captura cantidades por variante y genera el PDF.

Cotizaciones

Crear una cotizacion y generar su PDFPrepara una propuesta con cliente, conceptos, condiciones, referencias y un folio guardado.
Buscar, editar o volver a abrir una cotizacionEncuentra una cotizacion por cliente o folio y usa sus acciones sin volver a capturarla.
Comparar o restaurar una version de cotizacionConsulta que cambio entre versiones y recupera una propuesta anterior cuando sea necesario.
Convertir una cotizacion en borrador de ventaPasa los conceptos cotizados a Ventas para cobrar sin volver a capturar el trabajo.

Historial de atencion

Buscar un cliente y abrir su historial completoEncuentra al cliente correcto y reune ventas, abonos, requisiciones, entregas, facturas y ajustes.
Entender el resumen financiero y la deuda del clienteLee cuanto compro, cuanto pago, cuanto debe y como ha cambiado su saldo con el tiempo.
Filtrar, abrir detalles y exportar el historialReduce la linea de tiempo por fecha, tipo o texto y conserva el resultado en CSV o PDF.
Crear una nota de credito o de cargoAjusta el saldo del cliente con concepto, monto, permiso y autorizacion cuando corresponda.
Revertir un movimiento y resolver su autorizacionCompensa un movimiento incorrecto sin borrarlo y conserva la trazabilidad de quien lo corrigio.

Auditoria

Filtrar la bitacora de auditoriaReduce la lista por fechas, categoria, usuario, cliente o folio para localizar un cambio.
Interpretar un registro de auditoriaLee quien hizo el cambio, sobre que registro, cuando ocurrio y que campos se modificaron.
Exportar o cargar mas registros de auditoriaDescarga la vista filtrada como evidencia o agrega registros anteriores a la consulta.

Asistente

Preguntar al Centro de Ayuda con tus palabrasEscribe o dicta lo que quieres hacer y abre la guia que mejor responde tu pregunta.