Documentacion de Funcion IA
145 guias de uso del sistema, agrupadas por modulo. Describen lo que hace cada pantalla, que se necesita antes y que resultado deja.
Gerencia
- Crear, editar, bloquear o dar de baja a un usuarioLa ficha separa identidad, correo de acceso, canales de contacto y permisos. Para una salida normal se usa Bloquear; Eliminar se reserva para una ficha creada por error.
- Configurar permisos de RequisicionesSepara captura, seguimiento, cambios de estado, edicion, borrado, tipos permitidos, borradores y alcance global.
- Configurar permisos de VentasControla acceso, autorizaciones, visibilidad del historial, acciones delicadas y la caja asignada.
- Configurar permiso de ClientesEl switch abre el directorio y las fichas de clientes.
- Configurar permiso de ProductosProductos ya vive dentro de Inventario. La bandera antigua se conserva para no quitar acceso a usuarios existentes.
- Configurar permiso de CotizacionesEl switch permite abrir el modulo para crear, editar, versionar y convertir cotizaciones.
- Configurar permiso de FacturacionEl switch permite consultar y preparar documentos fiscales; las acciones fiscales delicadas siguen reservadas a administrador.
- Configurar permiso de Historial de AtencionEl switch abre la vista que concentra compras, pagos, saldo y movimientos del cliente.
- Configurar permisos de InventarioSepara abrir el modulo de cambiar precios, existencias, conteos y la conexion con Ventas.
- Configurar permisos de ContabilidadDistingue consulta total o propia, notas, ajustes, conciliacion, traspasos, gastos de resguardo y arqueos ajenos.
- Configurar permisos de MaquilaSepara abrir Maquila de consultar pagos y administrar el catalogo de precios.
- Configurar permisos de EntregasControla acceso, confirmacion, excepciones sin cobro, alertas y depuracion historica.
- Configurar permisos de DashboardsCada switch abre una vista distinta: Principal o Gerencia.
- Configurar cierre de sesion por inactividadDecide si la sesion del empleado se cierra al dejar el equipo sin uso y cuantos minutos espera.
- Administrar tecnicas, marcas, procesos, categorias y tipos de requisicionCatalogos mantiene las opciones compartidas que aparecen al capturar productos y requisiciones.
- Configurar los datos generales de la empresaDefine identidad, el color de la empresa, dominio de enlaces, IVA, fondo inicial, meta por defecto, autorizacion de notas, resguardo de cortes y tecnicas.
- Configurar razones socialesRegistra las identidades que pueden aparecer en documentos, con datos, colores, logotipo y pie de factura (texto e imagen, solo PDF) propios.
- Configurar sucursalesCada sucursal tiene un ID interno estable, nombre, datos de contacto y estado activo.
- Configurar almacenes y marcar el de lo que ya no se puede venderDe que almacen sale lo que se vende y a cual entra lo que llega. Aqui se marca, UNA sola vez, el almacen donde aterriza la mercancia que el cliente devolvio y que ya no se le puede vender a nadie mas.
- Configurar cajasCada caja define ID, nombre, sucursal, tipo de flujo, fondo inicial, clave y visibilidad.
- Configurar textos de CotizacionesDefine el texto inicial, condiciones, tiempo, lugar y notas que aparecen por defecto en nuevas cotizaciones.
- Configurar Glosario IA y proveedores frecuentesEnsena a la IA el vocabulario del negocio y relaciona proveedores conocidos con la categoria habitual de gasto.
- Configurar notificaciones, plantillas y reglasElige el proveedor de WhatsApp, prepara plantillas aprobables y define que evento manda cada aviso, por que canal y a quien.
- Configurar la politica de ComisionesDefine si se calcula, sobre cobrado o vendido, tratamiento de IVA, cajas aplicables, esquema, porcentaje o tramos y metas.
- Exportar o importar un respaldo de la empresaExportar descarga colecciones seleccionadas en JSON restaurable o Excel para revision. Importar crea o sobrescribe documentos con su ID original.
- Leer los numeros de calidad (la mercancia que regreso)De cada 100 piezas vendidas, cuantas regresaron; cuanto de eso fue retrabajo, cuanto acabo en devolucion de dinero, cuantos dias tarda un caso y cuales llevan mas de 90 dias.
Maquila
- Iniciar una maquila desde una requisicionConvierte un proceso externo de una requisicion en una orden controlada de maquila.
- Cuadrar la cuenta con un maquiladorRevisa en un periodo que se le encargo a un taller, que se le pago, cuanto se le debe y si entrega a tiempo.
- Registrar un maquilador y su catalogo de preciosCrea al proveedor externo y conserva sus conceptos de trabajo con precios de referencia.
- Registrar una recepcion parcial o completa de maquilaAnota exactamente cuanto material regreso del proveedor y deja pendiente lo que aun falta.
- Actualizar el documento y las observaciones de maquilaConserva notas, fotos y materiales de la orden, y agrega evidencias posteriores sin perder contexto.
- Registrar un pago a maquiladorDocumenta el pago con monto, metodo, caja o cuenta bancaria y deja actualizado el saldo de la orden.
Facturacion
- Importar el historial fiscal (XML del SAT)Sube el ZIP que descargaste del portal del SAT y el sistema guarda cada CFDI: quien lo emitio, a quien, que claves y cuanto. Es la llave de entrada para facturar con tus datos reales.
- Aprovechar el historial fiscal: emisores, clientes y claves SATCon los CFDI importados el sistema propone quienes son tus emisores, que clientes ya tienen datos fiscales y a que categoria corresponde cada clave del SAT que has usado. Tu marcas que aplicar.
- Configurar emisores, series y ajustes de facturacionEn Configuracion, pestana Facturacion, se dan de alta los RFC que facturan (con su constancia), sus series de folios, el modo de timbrado y los ajustes generales: umbral de autorizacion, uso de CFDI por defecto, factura global y formas de pago.
- Timbrar una factura (prefactura, aprobacion y CFDI)Una factura nace como prefactura: desde una o varias ventas o libre (sin venta). Se elige emisor, cliente, PUE o PPD y forma de pago; cada partida lleva su descripcion para la factura, clave SAT, unidad, cantidad, precio, descuento e IVA. Se aprueba, y un administrador la timbra ante el PAC. El XML y el PDF salen de la misma pantalla.
- Elegir PUE o PPD y la forma de pagoPUE se usa cuando la factura queda pagada en una sola exhibicion; PPD cuando se cobrara despues o en parcialidades. La eleccion cambia la forma de pago y si despues se necesitan complementos.
- Revisar partidas, claves SAT, descuentos e impuestosCada renglon de la prefactura se envia al SAT con su descripcion, clave de producto o servicio, unidad, cantidad, precio sin IVA, descuento y tipo de IVA.
- Aprobar, autorizar y timbrar sin confundir los pasosAprobar valida y congela el borrador; autorizar registra la aprobacion de gerencia cuando el total alcanza el umbral; timbrar envia el CFDI al PAC y obtiene UUID.
- Recuperar un timbrado cuando el PAC no respondioUna caida de red no confirma si el PAC timbro o no. El sistema conserva XML, serie, folio e identificador y recupera con los mismos datos para evitar duplicados.
- Cancelar o sustituir una factura con el motivo correcto del SATPara corregir una factura timbrada, "Sustituir factura" crea la nueva y pide cancelar la original (motivo 01); para cancelar sin reponer, "Cancelar CFDI" muestra los motivos del SAT en palabras. Pedir la cancelacion no es cancelarla: salvo los casos que se resuelven solos (menos de 24 horas, hasta $1,000, egresos, publico en general), el cliente tiene tres dias habiles para aceptar o rechazar y la factura SIGUE VIGENTE. Funcion-IA le pregunta al SAT cada hora y avisa si no procede.
- Complementos de pago (REP) de facturas PPDCuando una factura se timbro como PPD (parcialidades o credito), cada pago que llega debe llevar un complemento de pago timbrado a mas tardar el dia 5 del mes siguiente. Los abonos que registra la caja aparecen listos para complementar; los pagos que no pasaron por caja se capturan a mano.
- Cuentas de timbrado: credenciales, certificado y saldo de timbresPor defecto toda empresa timbra con la cuenta predeterminada de Funcion-IA: cada CFDI descuenta un timbre de su saldo y no hay que configurar ningun proveedor; el emisor solo sube su certificado de sello (CSD). Usar una cuenta propia del PAC es una excepcion que habilita el administrador de plataforma por empresa; solo entonces aparece la seccion de cuentas de timbrado y sus credenciales (que viajan cifradas y nunca se muestran).
- Alojar el certificado CSD del emisorEl emisor necesita su Certificado de Sello Digital para firmar CFDI: archivo .cer, archivo .key y la contrasena de la llave. Se aloja en el PAC despues de guardar la ficha del emisor.
- Configurar series y folios sin romper la secuenciaCada emisor separa la numeracion de facturas, complementos y notas de credito. Al primer timbrado la serie queda bloqueada para proteger la secuencia.
- Crear una factura libre a publico en generalPublico en general llena el receptor generico y permite crear una factura libre cuando no hay datos fiscales del cliente. No sustituye la revision de metodo, partidas, claves e impuestos.
- Consultar PDF, XML, UUID y estado del CFDILa pestana "Facturas" muestra lo creado en Funcion-IA; "Historial fiscal (SAT)" muestra los XML importados del SAT. Ambos ayudan a localizar el comprobante, pero responden preguntas distintas. En las dos, un clic en el renglon abre el detalle.
- Emitir una nota de credito sobre una factura timbradaUna nota de credito es un CFDI de egreso que acredita, total o parcialmente, una factura ya timbrada. Nace en borrador desde el detalle de la factura, se puede recortar antes de timbrar, y al timbrarse baja el saldo del cliente SOLO si esa factura se lo habia subido.
Clientes
- Datos fiscales del cliente (listo para facturar)Cada cliente tiene un bloque "Datos para facturar": nombre fiscal, RFC, regimen, codigo postal y uso de CFDI, con un semaforo que dice si ya se le puede facturar o que falta.
- Registrar un cliente sin duplicarloBusca primero y registra nombre y WhatsApp correctos para conservar una sola cuenta por cliente.
- Juntar dos fichas del mismo clienteEl boton Clientes repetidos encuentra los que estan capturados dos veces y los deja en una sola ficha, con sus ventas, sus facturas y su saldo.
- Buscar, consultar y editar un clienteEncuentra su ficha con el buscador o el indice por letra, abrela con un toque en la tarjeta y corrige solo los datos necesarios.
- Consultar las requisiciones de un clienteAbre desde su ficha los trabajos relacionados para conocer folio, estado y avance.
- Consultar y enviar el estado de cuenta de un clienteElige el periodo, revisa el saldo corriente y las notas abiertas, y mandalo en PDF o por WhatsApp desde la ficha del cliente.
- Gestionar precios especiales de un clienteAsigna un precio comprobado a un producto para que se aplique solamente a ese cliente.
Ventas
- Instalar la app en el celular o en WindowsFuncion-IA se instala como app: icono propio, pantalla completa y sin barra del navegador. En Android y Windows con un boton; en iPhone con Compartir.
- Hacer una venta completaCaptura el producto, revisa el total, cobra y entrega el comprobante sin omitir ningun paso.
- Vender con IVA o sin IVAUsa la casilla Requiere factura para incluir o no el impuesto antes de cobrar.
- Registrar efectivo, tarjeta, transferencia o creditoSepara correctamente como recibiste el dinero y lo que todavia queda por cobrar.
- Recibir un abono de una ventaBusca la venta pendiente, registra lo que realmente recibiste y reduce correctamente la deuda.
- Cancelar una ventaCierra una venta sin borrarla: conserva el folio, la explicacion y decide que pasa con el dinero cobrado.
- El cliente devolvio algo: cual de los cuatro caminos esUna sola puerta para toda devolucion. Cuatro caminos, y cada uno dice que le hace al dinero y a la mercancia ANTES de que elijas.
- Sustituir una venta por otraCorrige una venta creando un folio nuevo que hereda los pagos y deja cancelada la original.
- Reimprimir o enviar el comprobanteRecupera el ticket desde el historial y envialo por WhatsApp cuando el cliente tenga telefono.
- Corregir una venta antes de confirmarlaEdita directamente los renglones del carrito antes de generar el folio y mover dinero.
- Entender que cambia al confirmar una ventaConoce como una sola venta afecta caja, cuentas por cobrar, inventario e historial.
- Regreso mercancia: reparacion, reposicion o devolucionUn solo caso para la prenda que regreso. Se recibe, entra al taller, y al cerrarlo se dice en que termino cada pieza: se reparo, se repuso, no se pudo o se devolvio.
- Abrir la caja del turnoInicia la caja con el fondo fisico que realmente recibes antes de registrar operaciones.
- Registrar un gasto o un retiro de cajaDistingue dinero usado por el negocio de efectivo enviado a resguardo, di de que cuenta o de que bolsa sale, y registra su salida correcta.
- Hacer el arqueo y el corte de cajaCuenta el efectivo, compara contra lo esperado, explica diferencias y termina el turno.
- Guardar y recuperar una venta en borradorConserva temporalmente una venta incompleta y retomala despues sin cobrar ni mover inventario.
- Revisar autorizaciones de ventasAnaliza solicitudes pendientes, compara la operacion y aprueba o rechaza con una decision responsable.
- Registrar un gasto con la foto del reciboUsa una foto para proponer los datos del egreso, revisalos y guarda solo cuando sean correctos.
- Imprimir la etiqueta de entrega de una ventaGenera una etiqueta con folio, cliente, fecha y codigo de barras para identificar el trabajo.
Contabilidad
- Mover dinero desde cualquier pantallaEl boton flotante de dinero te lleva directo a donde se registra cada cobro, gasto o autorizacion.
- Entender los tres flujos de cajaDiferencia la caja de Mostrador, la del Vendedor de Ruta y la de Gerencia u Oficina.
- Poner al dia la caja de ContabilidadAclara el dinero real, documenta la diferencia y comienza una nueva rutina de corte diario.
- Leer el Dashboard de Cajas y sus cinco cifrasDistingue ventas, dinero cobrado, egresos, efectivo abierto y deuda sin mezclar conceptos.
- Consultar ingresos y egresos por rangoCambia de hoy a semana, mes o fechas manuales usando la misma formula de las cifras superiores.
- Consultar el Historial de Ventas en ContabilidadBusca ventas, compara total, cobrado y restante, y exporta el resultado cuando necesites revisarlo.
- Revisar Cuentas por CobrarIdentifica quien debe, cuanto queda pendiente y desde que ventas se forma la deuda.
- Conciliar cobros bancariosConfirma contra el banco que una transferencia, deposito o cheque realmente entro, incluidas las ventas de contado a publico general pagadas asi.
- Registrar y autorizar una nota de ajusteAplica un credito o cargo a la cuenta del cliente sin borrar el movimiento original.
- Controlar traspasos y saldos de resguardoConfirma entregas de dinero, registra ingresos externos y controla el efectivo acumulado sin duplicarlo.
- Administrar cuentas y movimientos bancariosRegistra cuentas, separa saldo confirmado de transito y documenta movimientos sin venta.
- Prestar dinero entre las cuentas del grupo y cobrarlo de vueltaPasa dinero de una cuenta del grupo a otra dejando apuntada la deuda, y la cierra sola al devolverse.
- Proponer y autorizar un ajuste de saldoNivela caja abierta, resguardo o banco contra un conteo real mediante dos firmas y sin borrar historia.
- Dar seguimiento a metas y comisionesConsulta logrado, meta, avance y comision del periodo sin convertir la pantalla en una autorizacion de pago.
- Revisar el Historial de CortesCompara lo esperado contra lo contado y abre el desglose que explica cada cierre de caja.
- Cerrar el turno abierto de otra persona sin conteoCierra administrativamente una caja ajena abandonada y deja claro que no hubo conteo fisico.
- Configurar proveedores frecuentes para los gastosRelaciona el nombre de un proveedor con su categoria para mejorar la propuesta al leer recibos.
Entregas
- Buscar un pedido para entregarEncuentra el pedido por folio o cliente y abre su detalle antes de entregar.
- Revisar si el pedido esta listoComprueba produccion, saldo y cantidades antes de entregar al cliente.
- Confirmar una entrega pagadaRegistra las cantidades que recibe el cliente cuando el pedido esta listo y sin deuda.
- Registrar una entrega parcialEntrega solo las cantidades disponibles y conserva el resto como pendiente.
- Cobrar el saldo antes de entregarPasa desde Entregas a Ventas para registrar el abono y desbloquear el pedido.
- Pre-autorizar una entrega sin cobrar (o pedir la pre-autorizacion)Permite entregar con deuda solo con pre-autorizacion, motivo y fecha compromiso de pago. Se puede dar antes de que llegue el cliente.
- Agregar evidencia de entregaAdjunta foto o notas al confirmar y deja que el sistema intente guardar la ubicacion.
- Escanear un ticket para encontrar la entregaUsa la camara para leer el codigo de barras y abrir el pedido correspondiente.
- Entender un pedido relacionadoLee como un pedido puede reunir varias ventas o requisiciones del mismo trabajo.
- Resolver alertas y candados de entregaAtiende re-entregas y documentos sin relacion valida sin borrar el historial.
Requisiciones
- Crear una requisicion correctaElige el tipo de trabajo adecuado, captura las especificaciones y revisa todo antes de guardar.
- Crear una requisicion desde una ventaConserva el folio, cliente y productos de la venta para que Produccion trabaje el pedido correcto.
- Entender un borrador y vincular su ventaReconoce por que una requisicion quedo como Borrador y agrega la venta correcta antes de producir.
- Buscar y filtrar requisicionesEncuentra pedidos por folio, venta, cliente, estado, tipo, sucursal, fecha o responsable.
- Leer el detalle de una requisicionRevisa especificaciones, fechas, evidencia, procesos, venta y requisiciones relacionadas en una sola vista.
- Configurar y marcar los procesos de ProduccionElige las etapas del trabajo y registra por separado cuando comienza y termina cada una.
- Avanzar, pausar y finalizar una requisicionMueve el pedido por sus etapas reales y deja la entrega final al modulo que corresponde.
- Crear un aumento con una requisicion relacionadaAgrega trabajo nuevo sin alterar la requisicion original que ya avanzo en Produccion.
- Corregir, cancelar o reactivar una requisicionElige la accion correcta sin borrar el historial del pedido.
- Imprimir, compartir y exportar requisicionesGenera la orden de Produccion, comparte el rastreo al cliente o descarga un reporte de la lista.
Inventario
- Buscar y filtrar articulos del inventarioEncuentra un articulo por almacen, nombre, codigo, SKU, marca o categoria; toca la fila para abrir su ficha.
- Crear la ficha de un productoRegistra descripcion, codigo, categoria, costos y precios sin alterar la existencia fisica.
- Alta rapida de un articulo nuevo (antes "Inventariar")Crea un articulo provisional y registra cuanto hay en un almacen y ubicacion. Solo para articulos NUEVOS; si el articulo ya existe, usa Entrada o Conteo fisico.
- Contar el almacen con una hoja de conteoAbre una hoja por almacen, captura con la camara o tecleando, cierra y el sistema aplica solo lo que cabe en la tolerancia.
- Hacer un conteo fisicoCompara lo que existe en el sistema con lo que realmente encuentras en un almacen.
- Revisar diferencias de conteoAprueba o rechaza, una por una o todas juntas, las diferencias que no cupieron en la tolerancia; revisa tambien articulos provisionales.
- Atender alertas de stock bajoDetecta articulos debajo de su minimo y genera una solicitud de abastecimiento en PDF.
- Generar variantes de talla, color, manga y telaConvierte un producto base en combinaciones controladas de talla, color, manga y tela.
- Consultar Kardex y reportes de inventarioRevisa por que cambio una existencia y consulta totales por categoria o almacen.
- Que descuenta una venta y como vender sin existenciaLo que se vende por pieza descuenta solo; lona, vinil y lo transformable no. Cada articulo puede forzar Siempre o Nunca. Lo nunca contado se vende sin descontar y queda en "Vendidos sin contar".
- Registrar una entrada de mercancia (compra, devolucion, produccion)Cuando llega mercancia de un articulo que ya existe, se registra con Entrada: cuanto llego, a que almacen, por que y a que costo. Sin sumar de cabeza ni esperar aprobacion.
- Registrar una salida (merma, consumo interno, muestra)Lo que sale del almacen sin venderse se registra con Salida y su motivo, para que la existencia y el Kardex digan la verdad.
- Importar y exportar el catalogoUsa Excel para revisar o actualizar datos de productos sin alterar existencias por accidente.
- Configurar precio base, por sucursal y por volumenDefine el precio general, sus diferencias por sucursal y las escalas por cantidad de cada producto.
- Crear una promocion de precioDeja un producto a otro precio ciertos dias u horas, para todos o para un grupo de clientes.
- Gestionar listas y precios especialesCrea listas reutilizables y excepciones autorizadas para un cliente y producto especificos.
- Ver la existencia en todos los almacenes y las etiquetasConsulta la existencia de un articulo en todos los almacenes a la vez y genera etiquetas para identificar fisicamente los productos.
- Traspasar mercancia entre almacenesManda mercancia de un almacen a otro, separa lo que esta en camino, recibe la cantidad real y permite regresar un envio pendiente.
- Surtir una venta desde otro almacenCon permiso, el mostrador puede descontar una pieza del almacen que realmente la tiene y dejar escrito de donde salio.
- Agrupar variantes o fusionar productos duplicadosOrdena presentaciones relacionadas o une dos registros repetidos en uno solo, con vista previa antes de confirmar.
- Configurar perfiles e imprimir etiquetas de inventarioGuarda el tamano y contenido de cada rollo, captura cantidades por variante y genera el PDF.
Cotizaciones
- Crear una cotizacion y generar su PDFPrepara una propuesta con cliente, conceptos, condiciones, referencias y un folio guardado.
- Buscar, editar o volver a abrir una cotizacionEncuentra una cotizacion por cliente o folio y usa sus acciones sin volver a capturarla.
- Comparar o restaurar una version de cotizacionConsulta que cambio entre versiones y recupera una propuesta anterior cuando sea necesario.
- Convertir una cotizacion en borrador de ventaPasa los conceptos cotizados a Ventas para cobrar sin volver a capturar el trabajo.
Historial de atencion
- Buscar un cliente y abrir su historial completoEncuentra al cliente correcto y reune ventas, abonos, requisiciones, entregas, facturas y ajustes.
- Entender el resumen financiero y la deuda del clienteLee cuanto compro, cuanto pago, cuanto debe y como ha cambiado su saldo con el tiempo.
- Filtrar, abrir detalles y exportar el historialReduce la linea de tiempo por fecha, tipo o texto y conserva el resultado en CSV o PDF.
- Crear una nota de credito o de cargoAjusta el saldo del cliente con concepto, monto, permiso y autorizacion cuando corresponda.
- Revertir un movimiento y resolver su autorizacionCompensa un movimiento incorrecto sin borrarlo y conserva la trazabilidad de quien lo corrigio.
Auditoria
- Filtrar la bitacora de auditoriaReduce la lista por fechas, categoria, usuario, cliente o folio para localizar un cambio.
- Interpretar un registro de auditoriaLee quien hizo el cambio, sobre que registro, cuando ocurrio y que campos se modificaron.
- Exportar o cargar mas registros de auditoriaDescarga la vista filtrada como evidencia o agrega registros anteriores a la consulta.
Asistente
- Preguntar al Centro de Ayuda con tus palabrasEscribe o dicta lo que quieres hacer y abre la guia que mejor responde tu pregunta.